Notifica CPNP dei cosmetici: cos’è e come si fa

Cos’è il portale CPNP

CPNP sta per Cosmetic Products Notification Portal, il portale europeo di notifica dei prodotti cosmetici. È gestito dalla Commissione europea ed è previsto dall’articolo 13 del Regolamento (CE) n. 1223/2009, la legge che regola i cosmetici in tutta l’Unione.

Le informazioni inserite nel portale servono a due destinatari:

• Autorità competenti degli Stati membri (in Italia il Ministero della Salute), che le usano per la sorveglianza del mercato.
• Centri antiveleni, che ricevono i dati sulla composizione per intervenire in caso di ingestione o esposizione accidentale.

Una sola notifica vale per tutto il mercato dell’Unione: non serve ripeterla Paese per Paese. Il portale è gratuito, non si paga alcuna tassa di registrazione. Il Regno Unito, dopo la Brexit, ha un proprio sistema di notifica separato.

La notifica non è un’autorizzazione

È l’equivoco più diffuso. Con la notifica non chiedi un permesso e nessuno «approva» il tuo prodotto prima della vendita. Dichiari che il prodotto esiste, chi ne risponde e cosa contiene. La sicurezza del cosmetico resta una responsabilità di chi lo immette sul mercato, ed è dimostrata dal PIF, il fascicolo informativo del prodotto, che le autorità possono chiedere di vedere in qualsiasi momento.

Chi deve fare la notifica

La notifica spetta alla persona responsabile, la figura definita dall’articolo 4 del Regolamento. È la persona fisica o giuridica, stabilita nell’Unione, che garantisce che il prodotto rispetti la legge. Il suo nome e indirizzo compaiono sull’etichetta.

• Prodotti fabbricati nell’Unione: la persona responsabile è il fabbricante, salvo che designi per iscritto (con un mandato) un’altra persona stabilita nell’Unione, che accetta.
• Prodotti importati: la persona responsabile è l’importatore, che a sua volta può designare un’altra persona con mandato scritto.
• Distributori: hanno un obbligo di notifica limitato quando, di propria iniziativa, traducono l’etichetta per vendere il prodotto in un altro Stato membro (articolo 13, paragrafo 3).

Nel private label la persona responsabile è di solito il titolare del marchio o il produttore, secondo quanto stabilito tra le parti. L’accesso al portale avviene con credenziali personali e la persona responsabile può delegare l’inserimento dei dati a un altro soggetto, per esempio il produttore o un consulente.

Quando va fatta

Prima dell’immissione sul mercato, cioè prima che il prodotto sia messo a disposizione per la vendita per la prima volta nell’Unione. Non basta farla «entro» il lancio: senza notifica il prodotto non può essere venduto.

Per i prodotti con nanomateriali c’è un passaggio in più: se il nanomateriale non è già regolato dagli allegati del Regolamento (come alcuni coloranti, conservanti e filtri UV), l’articolo 16 chiede una notifica specifica sei mesi prima dell’immissione sul mercato.

Quali dati servono

L’articolo 13 elenca le informazioni da trasmettere:

1. La categoria del prodotto e il suo nome o i suoi nomi, per identificarlo con precisione.
2. Nome e indirizzo della persona responsabile, dove il PIF è disponibile.
3. Il Paese d’origine, se il prodotto è importato.
4. Lo Stato membro in cui il prodotto viene immesso sul mercato.
5. I recapiti di una persona fisica da contattare in caso di necessità.
6. La presenza di sostanze sotto forma di nanomateriali, con la loro identificazione e le condizioni di esposizione prevedibili.
7. Nome e numero di identificazione delle eventuali sostanze classificate come cancerogene, mutagene o tossiche per la riproduzione (CMR) di categoria 1A o 1B.
8. La formulazione quadro, che permette un trattamento medico rapido in caso di problemi.

Quando il prodotto è immesso sul mercato si aggiungono l’etichetta originale e, se ragionevolmente leggibile, una fotografia della confezione.

Il rapporto tra notifica e PIF

Notifica e PIF sono due documenti diversi che si richiamano a vicenda:

L’indirizzo della persona responsabile indicato nella notifica e sull’etichetta è quello dove le autorità possono consultare il PIF. Se cambia uno, devono cambiare anche gli altri. Per l’etichetta trovi tutte le informazioni nella guida all’etichetta dei cosmetici obbligatoria.

Errori comuni

• Notificare dopo il lancio: il prodotto va notificato prima di essere messo in vendita. In Italia il D.Lgs. 204/2015 prevede per la mancata notifica una sanzione amministrativa da 1.000 a 6.000 euro.
• Considerarla un’approvazione: la notifica non certifica la sicurezza; serve comunque un PIF completo.
• Non aggiornarla: se cambiano formula, etichetta, persona responsabile o indirizzo, i dati nel portale vanno aggiornati (articolo 13, paragrafo 7).
• Dimenticare l’etichetta: l’etichetta originale e la foto della confezione vanno caricate quando il prodotto arriva sul mercato.
• Categoria sbagliata: una categoria scelta male porta a una formulazione quadro sbagliata e a informazioni inutili per i centri antiveleni.
• Indirizzo diverso da quello in etichetta: crea incoerenze che emergono al primo controllo.

Come la gestiamo noi

Quando produci con noi, la notifica CPNP la facciamo noi. La documentazione per il mercato europeo è preparata con le nostre competenze interne e con esperti regolatori esterni, in parallelo al PIF e all’etichetta. È una delle sei fasi del nostro metodo, l’approvazione regolatoria, che trovi descritta in come lavoriamo.

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Domande frequenti